ICA Advocacia

Para o escritório ICA, a gente construiu o ecossistema inteiro. Começa no site institucional, que apresenta as áreas de atuação e capta cliente; e continua numa área restrita que é um sistema jurídico de verdade, rodando com um acervo de 15.773 processos.

O trabalho mais chato da advocacia é não perder nada. Então o sistema faz isso sozinho: todo dia de manhã ele importa os processos novos, e a cada 5 minutos consulta o tribunal atrás de andamento novo. Quando cai uma movimentação, ela chega no radar do escritório já comentada e analisada por IA — o que aconteceu, o que isso significa e qual seria o próximo passo. Prazo e audiência entram na agenda sozinhos, ordenados por urgência.

O peticionamento é assistido: são 6 roteiros de peça mais os modelos do próprio escritório; o advogado escolhe, a IA escreve a minuta com os dados do processo e ele revisa. E tem o Raio-X, que lê o processo inteiro e devolve o caso resumido em segundos — útil pra quem pega um caso que não é dele.

O B.I. virou um hub único, e isso foi uma virada de chave: dashboard do dia, acervo, atendimento (WhatsApp, chat do site e HubSpot num lugar só, com SLA de resposta), comercial (a jornada do lead até o processo ganho), processos e equipe. Antes eram cinco telas soltas; hoje é uma pergunta só. Fechando, o NICO — assistente de IA do escritório — busca processo, consulta o manual interno e responde o financeiro por chat.

Depois de meses de uso real, veio uma consultoria externa avaliar a rotina do time inteiro — operação e comercial — e, no mesmo dia, duas rodadas do sistema nasceram dessas conversas. Do lado operacional: publicação e andamento processual eram a mesma fila e viraram duas, cada uma com uma triagem própria: alguém assume, dá a providência e conclui, sem duas pessoas mexendo na mesma coisa sem saber — foram 106 mil publicações do acervo inteiro classificadas retroativamente pra fila nascer organizada. Prazo processual deixou de ser uma tarefa qualquer com data e virou um objeto com regra própria: quem conclui um prazo não pode editá-lo, e vice-versa. O sistema também aprendeu a vigiar quando um processo transita em julgado — mas só avisa; a confirmação final continua sempre com uma pessoa. E o financeiro ganhou um close: repasses que antes eram descartados quando o credor batia em mais de um processo agora entram numa fila de revisão com pontuação de confiança, pra alguém decidir em segundos em vez de garimpar.

Do lado comercial, o problema era outro: cada condição negociada com o cliente vivia solta, e o financeiro não tinha como saber qual valia de verdade. Agora toda condição nasce rascunho, vira proposta, é aprovada e só depois de contratada é que o financeiro passa a usá-la — com versão e histórico de quem aprovou; renegociar não apaga a anterior, substitui. Dúvida ou exceção que antes só existia numa conversa perdida de WhatsApp agora vira um chamado, com resposta e aviso pra quem perguntou. E cada oportunidade ganhou uma linha do tempo própria — quem mudou o quê, quando e de onde veio —, o mesmo histórico que hoje só existe dentro do HubSpot, só que dentro do sistema do escritório. A passagem de um caso do comercial pro jurídico também ficou rastreável: cada envio vira uma versão, o time jurídico aceita ou devolve com o motivo, e um checklist configurável garante que nada falte antes de aceitar. O mapa que traduz as 24 etapas do HubSpot pras fases do escritório deixou de estar preso no código e virou uma tela — dá pra ajustar sem chamar a gente. E quando dois cadastros parecem a mesma pessoa mas o telefone não bate 100%, o sistema não decide sozinho: guarda os candidatos numa fila de exceção pra alguém confirmar. Fechando, a esteira comercial ganhou um alerta de oportunidade parada há tempo demais (o prazo é configurável por etapa) e visões salvas que o gestor compartilha com a equipe inteira, não só com ele.